Política para el uso de vehículos de automotor
I. DISPOSICIONES GENERALES
Las disposiciones contenidas en este documento, son de interés y de observancia obligatoria para el personal que tenga relación laboral con la empresa ALIANZAS Y ESTRATEGIA CORPORATIVA, S.A. DE C.V. (COMODATARIO) y a su vez hayan celebrado un contrato de comodato con la empresa PROVEM, S.A. DE C.V. (COMODANTE).
Regula el uso y control de vehículos asignados a los comodatarios que por la necesidad de sus actividades utilicen o tengan bajo su resguardo y cuidado algún vehículo propiedad del COMODANTE.
Entiéndase por vehículo, los destinados para el uso comercial, administrativo, de reparto y/o de traslado de personal.
La interpretación y aplicación de los preceptos establecidos en este documento, tienen como objetivo establecer las bases bajo las cuales debe regirse el uso y control de vehículos propiedad del COMODANTE.
II. ENTREGA DE VEHÍCULOS
a. La entrega de vehículos se destina al personal que tenga relación laboral con la empresa ALIANZAS Y ESTRATEGIA CORPORATIVA, S.A. DE C.V. dentro de la jerarquía de Ejecutivos de venta, Jefaturas, Gerencias y Direcciones, y se limitará a la disponibilidad de los mismos. La Dirección General tiene la facultad de cancelar la asignación, así como la de otorgar al personal que no se encuentre en este precepto.
b. Todo vehículo asignado deberá estar soportado por un CONTRATO DE COMODATO DE VEHICULO AUTOMOTOR.
c. Cada vehículo se entregará al COMODATARIO en buen estado de limpieza y condiciones mecánicas, conteniendo la documentación correspondiente al cumplimiento de sus obligaciones vehiculares vigentes: alta de placas, pago de tenencia y/o refrendo, póliza de seguro, verificación ambiental, verificación físico-mecánica (aplica solo para vehículos de reparto), y permiso para operar en caminos y puentes de jurisdicción federal (aplica solo para vehículos de reparto y transporte de personal).
d. Los vehículos además contendrán herramienta básica para el uso y/o contingencias de viaje, mismos que serán relacionados en el inventario del FORMATO DE ENTREGA DE VEHÍCULOS.
III. RESPONSABILIDADES
a. Son responsabilidad del COMODANTE:
A través de la Dirección General:
1. La planeación, selección, adquisición y renovación de vehículos propiedad de la empresa Provem, S.A. de C.V.
A través del departamento de Administración y Finanzas:
1. Llevar al día el CONTROL DE CONTRATOS DE COMODATO.
2. Elaborar expediente de cada uno de los vehículos, mismo que deberá contener los documentos siguientes: factura y/o carta factura, tenencias, refrendos, pólizas de seguros, bitácoras de mantenimientos, datos del usuario, y demás datos importantes que identifiquen claramente el estado general del mismo.
3. Realizar el levantamiento del inventario físico de la flotilla vehicular previamente definida.
4. Asignar claves y número de inventario a toda la flotilla vehicular del COMODANTE.
5. Tramitar la siguiente documentación necesaria para la circulación de los vehículos: Placas, tarjeta de circulación, refrendos y/o tenencias, impuestos y pólizas de seguros.
6. Controlar y actualizar los registros correspondientes de los movimientos de alta, baja y cambio de COMODATARIOS.
7. Verificar constantemente que los COMODATARIOS, cuenten con licencia de manejo acorde y vigente.
8. Asesorar y monitorear la gestión de los COMODATARIOS para la resolución de siniestros presentados.
9. Proponer a la dirección general las políticas de renovación y uso de vehículos, la baja de vehículos deteriorados, o bien cuando por costo de reparación o mantenimiento resulta incosteable.
10. Monitorear y/o gestionar el procedimiento administrativo para la baja y/o venta de vehículos.
A través del departamento de Mantenimiento y Compras:
1. Agrupar y dar a conocer el catálogo de proveedores con créditos autorizados para las composturas, servicios de mantenimiento preventivo, así como las reparaciones en general.
2. Monitorear y gestionar los registros de requisiciones, órdenes de compra, facturas y pagos de los servicios, mantenimientos y reparaciones de unidades. En el caso de Mantenimiento realizar los registros asignados.
A través de la Dirección o Gerencia operativa:
1. Aprobar el catalogo y precios de proveedores para las reparaciones, servicios de mantenimiento preventivo, así como las reparaciones en general.
2. Autorizar las órdenes de compra para las reparaciones, servicios de mantenimiento preventivo, así como las reparaciones en general.
b. Son responsabilidad del COMODATARIO:
1. Contar con Licencia vigente para conducir vehículos.
2. Cumplir con todas las disposiciones de leyes y reglamentos de transito Municipales, Estatales y Federales en vigor y para los casos en que incurra en infracciones viales, será responsables de cubrir los pagos que se originen y demás consecuencias legales.
3. El COMODATARIO es responsable del uso adecuado del vehículo en cumplimiento a las actividades relacionadas con las atribuciones operativas de su cargo, por lo que deberá evitar causar daños o deterioros de los mismos.
4. No permitir el uso del vehículo por terceras personas, solo podrá ser conducido por el COMODATARIO que haya firmado contrato de COMODATO, quien será directamente responsable del uso que se haga del mismo y el cuidado de conservarlo limpio y en buen estado. A excepción de los vehículos operativos que podrán ser prestados para atender asuntos propios de la planta (por ejemplo, traslados por accidentes, compras de suministros, etc.)
5. Reportar oportunamente al departamento de Mantenimiento y/o Compras las fallas y descomposturas que sufra el vehículo, así como el cambio de neumáticos de acuerdo a ficha técnica, en caso contrario será responsable del pago que por causas de mayor deterioro sufra el vehículo.
6. Realizar el registro de requisiciones y solicitar autorización de órdenes de compra, así como documentar la factura correspondiente.
7. Cumplir con el programa de servicios de mantenimientos preventivos, de acuerdo al kilometraje de la ficha técnica del vehículo, gestionando la cita con la Agencia Vehicular de la marca o con el respaldo del catálogo de proveedores designados.
8. Cumplir con el programa de verificación ambiental, y verificación físico-mecánica (según aplique) de acuerdo al calendario emitido por las autoridades correspondientes, en caso contrario cubrirá las multas y recargos a las que se hiciera acreedor. Para el costo de verificaciones (a excepción de multas), podrá solicitar anticipo o reembolso de dichos gastos.
9. Presentar solicitudes de reembolso de combustibles y viáticos, de acuerdo a la Política emitida por el comodante.
IV. DE LOS ACCIDENTES, ROBO O SINIESTROS
Se deberá realizar lo siguiente:
1. El COMODATARIO deberá reportar a la empresa aseguradora cualquier siniestro presentado, así como gestionar la resolución del mismo, quedando obligado a paga el deducible de la prima a partir de la segunda incurrencia.
2. Turnar al responsable administrativo los documentos para archivo, así como solicitarle los necesarios para la gestión con le empresa aseguradora.
3. Para los efectos de pago en cuanto a la reparación de daños y prejuicios, el COMODATARIO podrá realizar con la Dirección General, convenios económicos para deducir de forma programada el importe del pago antes mencionado, confirme a las circunstancias de cada caso.
4. Si el siniestro o coalición ocurriese en circunstancias no imputables para el usuario, los gastos de ejecución y resarcimiento de daños serán cubiertos por el COMODANTE.
V. DE OBSERVANCIA GENERAL
1. Las circunstancias y conceptos, que se deriven del uso de vehículos que no estén determinadas en este documento, serán resueltos de acuerdo a las indicaciones de la Dirección General.
2. A efectos de documentar la difusión del presente, una copia se deberá anexar al expediente de la unidad, firmando el COMODATARIO como enterado.